Privatlivspolitik for Klienter

For klienter hos We.Care

We.Care Health A/S
CVR-nummer: 39825406
Bredgade 33, 1260 København K
Danmark

1. INDLEDNING

1.1 Hos We.Care Health A/S (“We.Care”, “vi”, “os” eller “vores”) er beskyttelsen af dit privatliv en topprioritet. Denne privatlivspolitik beskriver, hvilke personoplysninger vi indsamler om dig, hvorfor vi indsamler dem, hvad vi bruger dem til, og hvordan vi beskytter dem.

1.2 Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR), databeskyttelsesloven, sundhedsloven, psykologloven, journalføringsbekendtgørelsen samt bogføringsloven. Afhængigt af hvilken psykolog du behandles af, agerer We.Care enten som selvstændig dataansvarlig eller som databehandler for den selvstændige psykolog, jf. afsnit 2.

1.3 Politikken gælder for alle klienter hos We.Care, uanset om dit forløb betales af dig selv, af dit forsikringsselskab eller din sundhedsforsikring, eller af din arbejdsgiver. Hvor særlige regler gælder for én af disse situationer, fremgår det udtrykkeligt.

2. DATAANSVAR OG KONTAKT

2.1 We.Care Health A/S’ kontaktoplysninger:

We.Care Health A/S
Bredgade 33, 1260 København K
CVR-nr. 39825406
Sikker e-mail: contact-wecare@protonmail.com
Telefon: +45 70 60 54 53

2.2 We.Care anvender to typer psykologer på platformen:

(a) Internt ansatte psykologer hos We.Care – dvs. autoriserede psykologer og psykologer med praksisuddannelse (kliniske psykologer), der er ansat hos We.Care i deltids- eller fuldtidsstillinger. Når du behandles af en internt ansat psykolog, er We.Care selvstændig dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, herunder journalføringen.

(b) Selvstændige psykologer i vores netværk – dvs. autoriserede psykologer og psykologer med praksisuddannelse (kliniske psykologer), som driver egen virksomhed og tilknyttes vores platform som samarbejdspartnere. Når du behandles af en selvstændig psykolog, er psykologen selvstændig dataansvarlig for journalen om dig, og We.Care er databehandler for psykologen og stiller platformen til rådighed på baggrund af en indgået databehandleraftale. We.Care er derudover selvstændig dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig til egne formål (fx oprettelse af bruger, betalingsadministration og afregning med betaler).

2.3 Inden dit forløb starter, oplyser vi dig om, hvilken psykolog du matches med. Hvis du ønsker oplysning om, hvorvidt din tildelte psykolog er internt ansat eller selvstændig psykolog i we.cares netværk, kan du til enhver tid rette henvendelse til Client Care.

2.4 Data-protection-kontaktperson. We.Care har på nuværende tidspunkt ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO) i GDPR-forstand, men har en intern data-protection-kontaktperson. Henvendelser om databeskyttelse kan rettes til:

E-mail: contact-wecare@protonmail.com 

We.Care vurderer løbende, om der indtræder pligt til at udpege en formel DPO efter GDPR art. 37.

3.HVILKE PERSONOPLYSNINGER VI INDSAMLER

3.1Når du opretter dig som bruger og er klient hos os, registrerer vi en række personoplysninger om dig, som er nødvendige for at behandle dig forsvarligt og føre journal.

3.2Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger:

(A) Identitetsoplysninger: Navn, adresse og fødselsdato.

(B) Kontaktoplysninger: Telefonnummer og e-mail.

(C) Almindelige personoplysninger: Køn, familie- og sociale relationer, arbejdsrelationer samt uddannelse.

(D) Fortrolige personoplysninger: CPR-nummer.

(E) Følsomme personoplysninger – helbredsoplysninger: De nødvendige oplysninger om dit helbred, du selv giver os, eller som vi får via vores undersøgelser og behandling af dig. Det kan omfatte oplysninger om fysiske og psykiske symptomer, misbrug, problemer i hjemmet, strafbare forhold mv. Hvis du har givet samtykke til det, kan vi modtage helbredsoplysninger fra andre, fx din sundhedsforsikring, læge eller tidligere psykolog.

3.3 I forbindelse med din behandling kan det være nødvendigt at notere andre relevante personoplysninger i din journal. Sådanne oplysninger noteres alene, hvis de er relevante for din behandling.

3.4 Hvis dit forløb betales af din arbejdsgiver, behandler vi typisk også oplysninger om, at du er medarbejder hos den pågældende virksomhed (det fremgår fx af, hvilken adgangsmetode eller portal du anvender ved login). Disse oplysninger videregives ikke til arbejdsgiveren, jf. afsnit 6.

4. SÅDAN BRUGER VI DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi behandler dine personoplysninger med følgende formål:

(i) At oprette dig som bruger, behandle dig forsvarligt og korrekt samt overholde vores retlige forpligtelser efter psykologloven og journalføringsbekendtgørelsen. 

(ii) At administrere betaling og afregning, herunder bogføring.

(iii) At indberette til Sygesikringen “Danmark” eller andre offentlige myndigheder i det omfang, vi er retligt forpligtet hertil.

(iv) At afregne med dit forsikringsselskab eller din sundhedsforsikring og – hvor det er aftalt eller påkrævet – at rapportere om dit forløb til din forsikring.

(v) At rapportere anonymiserede/aggregerede oplysninger om brugen af en arbejdsgiverordning til den pågældende arbejdsgiver – uden at det er muligt at identificere dig.

(vi) At indkalde dig til konsultation og sende dig påmindelser og servicemeddelelser.

(vii) At stille journaloplysninger til rådighed for andre sundhedsfaglige personer, hvis du giver samtykke hertil, eller hvor det følger af sundhedsloven.

(viii) At kvalitetssikre og udvikle Tjenesten, fx via statistik, analyser og tilfredshedsundersøgelser jf. Sundhedslovens §42d. Hvor det er praktisk muligt, anvendes anonymiserede oplysninger.

We.Care anvender ikke dine personoplysninger til markedsføring rettet mod private forbrugere og udsender ikke nyhedsbreve. Skulle dette ændre sig i fremtiden, vil det forudsætte dit udtrykkelige og specifikke samtykke i overensstemmelse med markedsføringslovens § 10, og du vil til enhver tid kunne tilbagekalde samtykket – fx via afmeldingslink i en kommerciel henvendelse.

5. SÆRLIGT OM FORSIKRINGSBETALTE FORLØB

5.1 Hvis du er henvist til We.Care via dit forsikringsselskab eller din sundhedsforsikring, har vi en aftale med din forsikring om at levere forløbet.

5.2 Til brug for afregning og almindelig administration kan vi videregive følgende oplysninger til din forsikring:

• Bekræftelse på, at du har påbegyndt et forløb hos os.
• Antal afholdte konsultationer og forløbets afslutning.
• Oplysninger til brug for afregning.

5.3 Hvis din forsikring specifikt anmoder om oplysninger om dit behandlingsforløb, indhenter vi forinden dit udtrykkelige, specifikke samtykke via vores platform. Det specifikke samtykke kan omfatte videregivelse af:

• Oplysning om, hvorvidt du er i behandling.
• Overordnet status for dit forløb.
• Beskrivelse af progression.
• Faglig vurdering af udsigt til væsentlig og varig bedring.
• Faglig begrundelse for eventuel forlængelse af forløbet.

5.4 Vi videregiver ikke den fulde journal, detaljerede samtalenotater eller oplysninger uden relevans for forsikringssagen.

5.5 Grundlaget for videregivelsen er dit udtrykkelige samtykke, jf. GDPR art. 6(1)(a) og art. 9(2)(a), sammenholdt med sundhedsloven kapitel 9. Hvor afregning sker direkte mellem os og forsikringen, kan grundlaget desuden være vores aftale med dig om gennemførelse af forløbet, jf. GDPR art. 6(1)(b).

5.6 Du kan til enhver tid trække dit samtykke til videregivelse tilbage – fx via Client Care-chatten på vores platform. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af den videregivelse, der allerede er sket. Konsekvensen af tilbagekaldelse kan være, at forløbet ikke kan fortsætte som forsikringsbetalt; du kan i så fald fortsætte som privat selvbetaler.

6. SÆRLIGT OM ARBEJDSGIVERBETALTE FORLØB

6.1 Hvis dit forløb er stillet til rådighed af din arbejdsgiver som led i en virksomhedsaftale med We.Care, gælder følgende særligt strikse regler om din fortrolighed.

6.2 Din arbejdsgiver får som udgangspunkt ikke at vide, at du benytter Tjenesten. Vi videregiver ikke oplysninger til din arbejdsgiver om, at du er klient hos os, hvad du har talt med psykologen om, hvilke diagnoser eller udfordringer der måtte være drøftet, eller andre oplysninger, der direkte eller indirekte kan identificere dig.

6.3 Hvad din arbejdsgiver modtager. Din arbejdsgiver modtager udelukkende anonymiserede og aggregerede oplysninger om brugen af ordningen på tværs af medarbejdere – fx samlet antal forløb, samlet forbrug og overordnede temaer på tværs af alle brugere. Tallene præsenteres på et niveau, der gør det praktisk umuligt at identificere den enkelte medarbejder. For mindre virksomheder eller mindre brugergrupper anvender vi tærskelværdier, så aggregerede rapporter ikke offentliggøres, hvis antallet af brugere er så lavt, at en medarbejder potentielt kunne identificeres.

6.4 Undtagelse – specifikt samtykke. I helt særlige tilfælde – fx hvor din arbejdsgiver specifikt anmoder om en faglig status for at vurdere fortsat bevilling – kan visse helbredsoplysninger videregives. Det sker kun, hvis du forinden har afgivet et udtrykkeligt, specifikt samtykke via vores platform. Samtykket omfatter de samme typer oplysninger som anført i afsnit 5.3, og vi videregiver ikke den fulde journal eller detaljerede samtalenotater. Du kan til enhver tid trække samtykket tilbage via Client Care-chatten. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af den videregivelse, der allerede er sket.

6.5 Når du selv vælger at fortælle om Tjenesten. Hvis du selv vælger at fortælle din arbejdsgiver om dit forløb, er det din egen beslutning. Vi opfordrer dig ikke til at gøre det, og vi gør det heller ikke selv.

6.6 Når arbejdsgiveraftalen ophører. Hvis virksomhedsaftalen mellem We.Care og din arbejdsgiver ophører, fortsætter vores fortrolighedsforpligtelse over for dig uændret. Vi opbevarer fortsat dine oplysninger i henhold til afsnit 11.

7. RETSGRUNDLAGET FOR VORES BEHANDLING

I tabellen nedenfor kan du for hvert formål se, på hvilket grundlag vi behandler dine personoplysninger.

8. TAVSHEDSPLIGT OG FRIVILLIGHED

8.1 We.Care og vores psykologer er underlagt tavshedspligt, jf. Sundhedslovens §40. Alt, hvad du taler og skriver med din psykolog om – og det, der noteres om dig – behandles strengt fortroligt.

8.2 Vi har dog pligt til at bryde tavshedspligten, hvis der er alvorlig risiko for, at du eller andre kommer til skade, eller hvis der er alvorlig mistanke om, at et barns udviklingsbetingelser er i fare.

8.3 Vi indsamler dine personoplysninger direkte fra dig. Hvis du har givet samtykke hertil, kan vi modtage helbredsoplysninger fra andre sundhedspersoner eller fra din sundhedsforsikring.

8.4 Du er ikke forpligtet til at give os dine personoplysninger, men konsekvensen er, at vi ikke kan varetage de formål, der er nævnt i afsnit 4.

8.5 Det informerede samtykke til behandling. Inden du påbegynder behandling, beder vi dig om at give dit informerede samtykke efter sundhedslovens regler til at modtage psykologbehandling. Dette er et sundhedsfagligt samtykke til selve behandlingen og er noget andet end et samtykke efter GDPR. Samtykket registreres elektronisk via vores platform.

8.6 GDPR-grundlaget for behandlingen af dine personoplysninger. Vores behandling af dine helbredsoplysninger til behandlings- og journalføringsformål er som udgangspunkt ikke baseret på dit samtykke efter GDPR, men på GDPR art. 9(2)(h) (forebyggende sundhedstjeneste, medicinsk diagnose og patientbehandling) sammenholdt med psykologloven og journalføringsbekendtgørelsen. Det betyder, at vi kan og skal opbevare din journal i den lovbestemte periode, selv hvis du måtte tilbagekalde et samtykke. Se afsnit 7 for det fulde retsgrundlag.

8.7 Ved særskilte videregivelser af helbredsoplysninger – fx til forsikring eller arbejdsgiver – indhentes et særskilt, specifikt samtykke efter GDPR art. 6(1)(a) og art. 9(2)(a), jf. afsnit 5 og 6.

9. VIDERGIVELSE OG DELING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

9.1 Videregivelse af dine helbredsoplysninger og andre følsomme personoplysninger til andre sundhedspersoner (f.eks. din egen læge) sker som hovedregel kun med dit forudgående, informerede samtykke, jf. sundhedslovens § 41. I helt særlige og ekstraordinære tilfælde kan videregivelse efter sundhedsloven dog ske uden dit samtykke. Dette gælder udelukkende, hvis det er nødvendigt for at afværge en aktuel, alvorlig risiko for dit eller andres liv og helbred (nødret), eller hvis vi har en skærpet lovmæssig pligt til at underrette myndighederne, f.eks. ved begrundet bekymring for et barns trivsel (jf. afsnit 8.2). De nærmere regler herom fremgår af sundhedslovens kapitel 9.

9.2 Vi kan herudover videregive personoplysninger registreret til afregningsformål, herunder indberetninger til myndigheder, forsikringsselskaber og betalingsformidlere i det omfang, det er nødvendigt for at gennemføre betalinger og for revision. Vi kan også videregive oplysninger til vores advokat i forbindelse med en konkret sag.

9.3 Når du anvender Tjenesten, opbevares dine personoplysninger og din journal elektronisk hos vores databehandlere inden for EU/EØS. Tjenesten er udviklet særligt til at håndtere følsomme personoplysninger og er krypteret på både transaktionsniveau og lagringssted.

9.4 Vi kan overlade dine personoplysninger til følgende relevante databehandlere:

• Udbydere af hostingtjenester og it-systemer, der understøtter Tjenestens funktionalitet.
• Udbydere af analyseværktøjer, der hjælper os med at optimere Tjenesten og din oplevelse.
• Udbydere af kommunikations- og udsendelsesværktøjer (fx e-mail og SMS).
• Udbydere, der assisterer os med markedsføring, hvor du har givet samtykke hertil.

9.5 Vores databehandlere behandler alene dine personoplysninger efter vores instruks og til de formål, vi har fastsat. Vi indgår databehandleraftaler med vores databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed og for at overholde vores forpligtelser efter databeskyttelseslovgivningen.

10. OVERFØRSEL TIL TREDJELANDE

10.1 Vi opbevarer og behandler alle dine personoplysninger inden for EU/EØS. Vi anvender ikke databehandlere eller underleverandører uden for EU/EØS, og vi overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande. Skulle dette billede ændre sig i fremtiden, vil enhver overførsel ske i fuld overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning og på et behørigt overførselsgrundlag (fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser), og vi vil informere dig herom.

11. OPBEVARING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

11.1 Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at forfølge formålene i afsnit 4.

11.2 I henhold til journalføringsbekendtgørelsen skal en journal opbevares i mindst 5 år regnet fra tidspunktet for den seneste optegnelse. For internt ansatte psykologer (hvor We.Care er dataansvarlig), sletter vi automatisk og permanent din journal 5 år efter den seneste optegnelse. For selvstændige psykologer (hvor psykologen er dataansvarlig) slettes journalen på platformen automatisk 5 år efter den seneste optegnelse, i overensstemmelse med den instruks, vi har aftalt med psykologen i vores databehandleraftale. Vi kan dog i særlige tilfælde være nødsaget til at suspendere sletningen og opbevare oplysninger i længere tid – fx i forbindelse med en verserende klage- eller erstatningssag – indtil sagen er endeligt afsluttet.

11.3 Personoplysninger til brug for administration af betaling og bogføring opbevares som hovedregel i indeværende kalenderår plus 5 år herefter, jf. bogføringsloven.

12. SIKKERHED OG BESKYTTELSE

12.1 Vi har etableret og vedligeholder passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, så dine personoplysninger ikke hændeligt eller ulovligt slettes, forringes eller fortabes – og så de ikke kommer til uvedkommendes kendskab eller på anden måde misbruges.

12.2 Bliver vi udsat for et brud på persondatasikkerheden, og vurderer vi, at der er en høj risiko for misbrug af dine personoplysninger, vil vi uden unødigt ophold underrette dig om bruddet og om de foranstaltninger, vi har truffet for at mindske risikoen.

12.3 Vi har interne regler og instrukser, som sikrer, at kun de medarbejdere, der har et sagligt behov, har adgang til dine personoplysninger, herunder helbredsoplysninger.

13. BØRN OG UNGE

13.1 We.Care behandler ikke klienter under 15 år. For klienter mellem 15 og 17 år henvises til vores Vilkår og handelsbetingelser § 1.4 om samtykke.

14. AUTOMATISKE AFGØRELSER, MATCHING OG PROFILERING

14.1 Når du opretter dig som klient, beder vi dig om at angive visse oplysninger om dit behandlingsbehov. Vi anvender disse oplysninger – sammen med eventuel henvisning fra forsikring eller arbejdsgiver – til at matche dig med en relevant psykolog. Matchingen kan understøttes af algoritmiske værktøjer, men den endelige tildeling involverer altid en menneskelig vurdering, og du kan til enhver tid bede om at blive matchet med en anden psykolog.

14.2 Dine personoplysninger er ikke genstand for automatiske, individuelle afgørelser med retsvirkning for dig eller på tilsvarende vis betydelig virkning, jf. GDPR art. 22.

15. DINE RETTIGHEDER

15.1 Du har efter databeskyttelseslovgivningen visse rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger:

• Indsigt – ret til at få bekræftet, om vi behandler oplysninger om dig, og få indsigt i oplysningerne.
• Berigtigelse – ret til at få urigtige oplysninger rettet.
• Sletning – ret til at få oplysninger slettet i visse tilfælde.
• Begrænsning – ret til at få behandlingen begrænset.
• Dataportabilitet – ret til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og til at få dem overført til en anden dataansvarlig.
• Indsigelse – ret til at gøre indsigelse mod behandlingen.

15.2 Retten til sletning er begrænset af vores journalpligt: Vi må ikke slette oplysninger i en patientjournal. Mener du, at der er en fejl i journalen, kan du bede os om at lave en tilføjelse eller en notering om begrænsning af oplysningerne.

15.3 Hvis behandlingen sker på baggrund af dit samtykke (helt eller delvist), kan du til enhver tid trække samtykket tilbage – fx via Client Care-chatten på vores platform eller ved at skrive til privacy@we.care. Vi vil herefter ophøre med den behandling, der bygger på samtykket. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af den behandling og videregivelse, der allerede er sket. Vi kan efter lovgivningen være forpligtet til fortsat at opbevare visse oplysninger (fx i medfør af journalpligten på 5 år).

15.4 Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os på privacy@we.care, hello@we.care eller via Client Care-chatten.

16. COOKIES OG LIGNENDE TEKNOLOGIER

16.1 Når du besøger we.care eller anvender vores platform, anvender vi cookies og lignende teknologier. En cookie er en lille tekstfil, som lægges på din enhed, så vi kan genkende den ved efterfølgende besøg og levere visse funktioner.

16.2 Vi anvender følgende kategorier af cookies:

• Nødvendige cookies – kræves for, at platformen fungerer (fx login-session, sikkerhed og lastbalancering). Disse cookies sættes uden samtykke, da de er strengt nødvendige for, at du kan anvende Tjenesten.
• Funktionelle cookies – husker dine valg. Sættes kun med dit samtykke.
• Statistiske/analytiske cookies – hjælper os med at forstå, hvordan platformen bruges, så vi kan forbedre den. Sættes kun med dit samtykke, og data anonymiseres så vidt muligt.

16.3 Vi anvender ikke cookies til markedsføring rettet mod private forbrugere.

16.4 Du giver dit samtykke til ikke-nødvendige cookies via cookiebanneret. Du kan også slette cookies via din browsers indstillinger. Bemærk, at platformen kan fungere reduceret eller ikke fungere, hvis du blokerer nødvendige cookies.

17. KLAGE

17.1 Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Datatilsynet:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Telefon: +45 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
datatilsynet.dk 

17.2 Tilsyn med sundhedslovgivningen føres af Styrelsen for Patientsikkerhed, hvis kontaktoplysninger findes på stps.dk. Klager over psykologfaglig behandling foretaget af en autoriseret psykolog kan indbringes for Psykolognævnet.

18. ÆNDRINGER I PRIVATLIVSPOLITIKKEN

18.1 Vi kan løbende opdatere denne privatlivspolitik, fx hvis lovgivningen ændres, eller hvis vi indfører nye tjenester. Den nyeste version vil altid være tilgængelig på we.care. Ved væsentlige ændringer informerer vi dig via e-mail eller besked i din konto med rimeligt varsel inden ikrafttrædelsen.

Denne version er senest revideret den 29. maj 2026.